Pengertian Pengorganisasian dan Prosedur Pengorganisasian

Memahami Pengorganisasian dalam Manajemen

Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi kedua dari manajemen setelah fungsi perencanaan, fungsi ini menjembatani kegiatan perencanaan dengan pelaksanaannya. Suatu perencanaan yang telah tersusun secara matang dan ditetapkan berdasarkan perhitungan-perhitungan tertentu, tentunya tidak dengan sendirinya mendekatkan organisasi pada tujuan yang hendak dicapainya, ia memerlukan pengoganisasian yang tidak saja menyangkut wadah dimana kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan, namun juga aturan main yang harus ditaati oleh pelaku dalam organisasi.

1. Pengertian Pengorganisasian

Ulbert Silalahi mengutip dari Terry, mendefinisikan pengorganisasian sebagai pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya (Ulbert Silalahi, 2002: 135)

Menurut Robbins, kegiatan yang dilakukan dalam pengorganisasian meliputi (1) menetapkan tugas yang harus dilakukan; (2) siapa yang mengerjakan; (3) bagaimana tugas itu dikelompokkan; (4) siapa yang melapor; (5) di mana keputusan itu harus diambil (Robbins, 2003: 5). Pengorganisasian yang baik memungkinkan semua bagian dapat bekerja dalam keselarasan, dan akan menjadi bagian dalam keseluruhan yang tak terpisahkan.

Pengorganisasian sangat penting dalam manajemen karena membuat posisi orang jelas dalam struktur dan pekerjaannya, ini dilakukan melalui pemilihan, pengalokasian dan pendistribusian kerja yang professional, sehingga organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam proses pengorganisasian, seorang manajer harus jelas memiliki kemampuan memahami sifat pekerjaan (job specification) dan kualifikasi orang yang harus mengisi jabatan. Dengan demikian kemampuan menyusun personalia adalah menjadi bagian pengorganisasian.

2. Prosedur Pengorganisasian

Ada beberapa prosedur yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengorganisasian, yaitu:

1) Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan,atau terlalu ringan sehingga ada waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk menkoordinasikan pekerjaan pra anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisai menjadi perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuananya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi yang mencakup :

1) Pembagian kerja

2) Departementalisasi(atau sering disebut dengan istilah departementasi)

3) Bagan organisai formal

4) Rantai perintah dan kesatuan perintah

5) Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6) Saluran komunikasi

7) Pengguna komite

8) Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang dapat dihindarkan.

Bahan Bacaan

Stephen P. Robbins, Prilaku Organisasi, Jilid I Terj. Tim Indek (Jakarta: PT Indek Gramedia, 2003)

Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori, dan Dimensi (Bandung: Sinar Baru, 2002),